Ponemos a tu disposición un equipo altamente profesional y cualificado haciéndose cargo de toda la organización, planificación y coordinación de eventos y de los diversos servicios que sean necesarios.
Desde la creación del concepto, la selección del lugar la gestión de transporte, pasando por los menús, servicios complementarios personal involucrado. Todos los servicios necesarios para la satisfacción de nuestros clientes y para la perfecta planificación del evento.
Y para que conozcas todo el proceso te contamos los pasos más importantes a la hora de planificar y organizar una reunión de empresa, congreso, presentación de producto cualquier eventos corporativo.
1. Organización de Eventos. Desarrollo del briefing
Lo primero que hay que hacer es una reunión con el cliente. Esta reunión servirá para determinar con detalle todas las necesidades requeridas para el buen funcionamiento del evento ,así como para plantear y decidir cuestiones como las siguientes:
¿Qué tipo de evento va a ser?
¿Cuántas personas van a asistir?
¿Qué objetivos tiene el evento?
¿Qué presupuesto se tiene?
2. Organización de Eventos. Definición
Una vez sepas lo que necesita y quiere el cliente se debe desarrollar el concepto sobre el que girará el evento y la temática de éste.
El tipo de evento que se va a realizar definirá todos los elementos que se necesitarán para una correcta planificación y coordinación, ya que no es lo mismo organizar un ciclo de conferencias, una presentación de producto un evento corporativo.
Cada uno de estos tipos de acontecimientos tiene unas necesidades y requerimientos diferentes y es de vital importancia saberlos todos antes de iniciar el desarrollo del plan de acción.
Organización de eventos. Factores implicados
3. Organización de Eventos. Desarrollo del plan de acción
Para el correcto desarrollo del evento es imprescindible desarrollar una planificación exhaustivaque te permita controlar todos los actores involucrados en el evento.
Aquí tienes que establecer datos tan importantes como fechas, ciudad, venue, partidas de presupuesto para cada necesidad, qué actividades se van a desarrollar durante el evento, hoteles para los invitados. etc. Es de vital importancia llevar un control de los datos de contactos de las empresas involucradas, ya que un simple cambio puede darle la vuelta al evento al completo.
Todo ello se puede mostrar en un cronograma itinerario que te permitirá planificar todas las actividades. En él se deben mostrar los días que dura el evento y un timming de todo lo que se va a hacer, desde reuniones, comidas, actividades, etc. así como los responsables de cada área.
Organización de Eventos. Planificación
Cosas importantes que debemos tener en cuenta a la hora de planificar el evento:
Venue. Se debe de encontrar un venue que se adapte a las necesidades requeridas por el cliente y que no esté lejos del sitio donde los clientes se alojen. Es importante que tenga una buena comunicación, ventilación, acondicionamiento y si el grupo es grande un parking buena zona de acceso para los autobuses.
Presupuesto. El presupuesto debe ser siempre solicitado, así se tendrá en cuenta los criterios y partidas como: costes de personal, iluminación, sonido, técnica, catering, costes de seguridad, guardarropa… Es siempre recomendable guardar una partida para costes imprevistos”.
Montaje técnico. Es necesario saber qué implica el montaje técnico que se necesita. Días para la preparación y montaje, si el venue tiene algún material instalación ya preparado, etc.
Decoración. En función del concepto y temática del evento tendremos que decidir cómo se va a decorar el venue. Es importante tener en cuenta temas como la iluminación las distintas estructuras que pueden necesitar imprenta decorativa (reprografía)
Permisos. Siempre se debe tener en cuenta que en función al número determinado de personas que vayan a asistir al evento hay que solicitar permisos a las autoridades locales. Por ejemplo, permiso de ambulancias, bomberos, seguridad fuera del recinto, etc.
Una vez se haya determinado todos estos puntos y factores, hay que determinar detalles como elección de vinos, menús, minutas, tipos de montajes de mesas, camareros por mesas, jefes de sala…
4. Organización de Eventos. Preparación
Una vez determinado todo lo necesario para el desarrollo del evento viene la preparación del mismo. Reconfirmación de servicios, tareas de comunicación y marketing, invitaciones, acondicionar el venue, diseñar menús, etc.
Es importante que todo el mundo sepa cuál es su función, ya que en un evento intervienen numerosos factores.
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